Las oficinas de asistencia en materia de registro en el Anteproyecto de Ley de Procedimiento Administrativo Común.

El Anteproyecto de Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas  basa su esencia en el funcionamiento íntegramente electrónico de las Administraciones Públicas.

Este concepto de Administración Pública que se muestra en todo el Anteproyecto, afecta lógicamente también al registro de documentos al ser el canal de entrada e inicio habitual de cualquier procedimiento administrativo, por ello el registro deja de ser un instrumento de constancia informatizado tal y como nos indicaba la norma anterior, sino que pasa a ser un registro electrónico, a imagen y semejanza del Registro Electrónico Común de la Administración General del  Estado.

De esta manera, debido al imperante lenguaje electrónico de este anteproyecto, todas las Administraciones Públicas tienen que contar con un registro electrónico general, o en su caso adherirse al del Estado, y además este registro estará asistido por la actual red de oficinas, que a partir de la fecha pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros.

Las preguntas más importantes respecto a los cambios que este Anteproyecto puede afectar a las habituales oficinas de registro son las siguientes:

¿Que es una oficina de asistencia en materia de registro?

Las oficinas de asistencia en materia de registro son las mismas oficinas de registro que tenemos hasta ahora,  pero en vez de encargarse de registrar, es decir, inscribir en el libro de registro las anotaciones y dejar nota expresiva de la anotación con fecha y número en el escrito presentado, lo que se encargan es de convertir las solicitudes en papel de los interesados a formato electrónico e incorporarlas en el registro.

Esta asistencia se eleva a derecho de los ciudadanos al establecer en el apartado b) del artículo 27 que las personas tienen derecho a ser asistidos en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas, así mismo se establece que las personas físicas con carácter general pueden elegir entre comunicarse por medios electrónicos o a través de estas oficinas de asistencia.

¿Cuales son las funciones  relativas a una oficina de asistencia en materia de registro?

La oficinas de asistencia en materia de registro tendrán las siguientes funciones:

• Convertir los escritos presentados por los interesados (sólo personas físicas) en papel a formato electrónico con los requisitos necesarios para ser considerados copias auténticas.

• Asistir en el uso de medios electrónicos a los interesados en especial en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través de registro electrónico general y obtención de copias auténticas.

• Otorgar apoderamiento apud acta mediante comparecencia personal en estas oficinas por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo.

• Realizar notificaciones por comparecencia espontanea del interesado o su representante cuando personándose en la oficina solicite la comunicación y notificación personal en el momento.

• A facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a los que se dirigen las solicitudes.

• A expedir recibos que acrediten la fecha de presentación de las solicitudes, comunicaciones y escritos.  

¿Que obligaciones se imponen para el funcionamiento de estas oficinas sobre las actuales?

Respecto a las obligaciones que el mantenimiento de una red de oficinas de asistencia al registro, además de las habituales de provisión de recursos humanos y materiales, con especial atención a las necesidades de digitalización conforme a las Normas Técnicas de Interoperabilidad, señalar también las siguientes:

• Al igual que en la Ley 30/1992  sobre las oficinas de registro se deberá de hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación de solicitudes y escritos, y en este mismo sentido, también se indicarán  a su vez los horarios que de lunes a sábado deben permanecer abiertas dichas oficinas.
• Así mismo, el personal que preste servicio en las oficinas de asistencia deberán de estar de alta en el registro actualizado de empleados públicos habilitados para realizar la identificación o firma electrónica de interesados, que deberá de estar plenamente interoperable y estar conectado con los de las restantes Administraciones Públicas a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación.
• Deberá de mantenerse un directorio geográfico en la sede electrónica que permita al interesado identificar la Oficina de asistencia en materia de registros más próxima a su domicilio.
• Se establece la obligatoriedad de admisión y registro de solicitudes dirigidas a cualquier Administración Pública, por tanto existe la ventanilla única en todas las oficinas exista o no convenio, como se hizo anteriormente en las oficinas de registro de los municipios de gran población.
• Y finalmente, deberán de establecerse modelos de presentación masiva que permitan a los interesados presentar simultáneamente varias solicitudes.

Revisión del alcance de la norma respecto al registro y las oficinas de asistencia.

El anteproyecto de Ley es decididamente un paso adelante a la modernización de la Administración Pública destacando lo siguiente:

En primer lugar, la apuesta por la Administración electrónica, el anteproyecto pone en práctica el concepto de Administración sin papeles, siguiendo los éxitos de los proyectos desarrollados de factura electrónica, ORVE (Oficina de Registro Virtual de Entidades), presentación electrónica de IVA..., el registro, archivo y expediente serán obligatoriamente electrónicos, potenciando este tipo de interacción con el administrado.

En segundo lugar, a partir de su aplicación, debido a que se  amplía el ámbito territorial  de la admisión de escritos dirigidos a cualquier Administración Pública, un ciudadano puede presentar un escrito en su Ayuntamiento, sea cual sea su régimen, dirigido a cualquier Administración Pública, lo que supone una mejora del servicio relevante y que ahonda en el concepto de colaboración entre Administraciones. No obstante, debería de abordarse la compensación dado que en la actualidad contamos con los datos que constan en el Sistema de Interconexión de Registros.

En tercer lugar, supondrá reforzar, por un lado, la red de oficinas de registro ya establecidas en el Esquema Nacional de Seguridad dándose de alta las mismas en el Directorio común (DIR3), el cual debería de acabar siendo el medio de publicidad de las oficinas y no la denostada publicación en el Boletín oficial de turno, y por otro, reforzar un registro unitario de personal habilitado para realizar identificación o firma electrónica de los interesados, que en la actualidad parcialmente consta en diferentes instrumentos.

No obstante, también, hay diferentes cuestiones que no parecen a primera vista correctas: 

En primer lugar, nada más empezar a leer la norma me salta una pregunta, qué paso con el término digital, hace un año se dio un paso resuelto a utilizar esta denominación sustituyendo el término electrónico, en cambio en esta norma volvemos al término electrónico, es un paso para atrás o una pequeña desactualización, en todo caso, siendo la norma base del procedimiento administrativo común me resulta un problema relevante el no proceder a calificar correctamente.

En segundo lugar, reconozco que me equivoqué al ver el término de oficina de asistencia en materia de registros, pensé que era otra cosa, entendí que las oficinas de registro se encargarían fundamentalmente a asistir a los interesados a cumplimentar los formatos electrónicos y firmar por ellos previa autorización, pero aunque se perfila en la norma el caso, ya en la exposición de motivos indica que consiste en digitalizar, es decir, transformar a digital lo pensado en papel. No me malinterpretéis es un gran avance, si bien se dejan dos años en su aplicación, pero no es lo óptimo, el registro es una fase del procedimiento,  pero por qué no incorporar los datos en el propio registro electrónico y así automatizar en lo posible la actuación administrativa y dejar la digitalización únicamente para las peticiones genéricas o aquellas que no se haya habilitado digitalmente en la sede electrónica. Puede que tengan razón y no estemos todavía preparados para este paso.

En tercer lugar, parece que la información administrativa nunca va a ser parte de la actividad de las administraciones públicas o al menos lo suficientemente relevante como para ser regulada con el procedimiento administrativo común o aunque sea separadamente que se regule unas bases únicas para todas las Administraciones Públicas. Yo abogo a que se regule y se establezca un repositorio común de información administrativa, como el servicio común SIA (Sistema de Información Administrativa), aunque es verdad que tiene más sentido que la información de este repositorio se muestre en un punto único de información administrativa para todas las Administraciones Públicas que pueda ser consultado por los ciudadanos y también ser asistidos por las oficinas denominadas de asistencia. De esta forma por fin podríamos dar el salto que establecía el Convenio de "interconexión de registros" y pasar de ser oficinas de contacto a oficinas de información.

En cuarto lugar, el anteproyecto establece, por un lado, que las oficinas de asistencia deberán de estar abiertas de lunes a sábado, y por otro, indica  en el cómputo de los plazos que los sábados son días inhábiles, si esto no es una equivocación, esta apertura fuera de los días hábiles va a suponer un problema organizativo importante en las Administraciones Públicas, ya de por si abrir los sábados era un problema cuando eran hábiles.

Pese a lo indicado, visto el Anteproyecto se ve un intento directo y valiente de mejora y modernización de la Administración Pública procurando soluciones, y valoro positivamente dicho Anteproyecto, pero esto no es óbice de esperar en algunos aspectos una visión más completa, una mejor redacción o evitar pequeñas incongruencias.